关于组织做好2025届毕业生档案转递工作的通知
各二级学院、全体毕业生：
学生学籍（人事）档案是个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。关系学生毕业后的个人就业、升学、入党、参军、出国（境）及社保待遇核定等重要事项。为保障学生档案妥善转递和接收，现将2025届毕业生档案工作具体事项通知如下：
一、毕业生归档材料清单
学生学籍档案体现的是学生在校期间的个人相关记录，如材料不全，可能导致档案接收单位拒收，请二级学院组织学生按材料清单归档毕业生档案材料，一人一袋，并在《材料目录清单》表内用阿拉伯数字据实做好份数登记，档案袋内所有材料都应有相应部门盖章，《材料目录清单》表格见附件1，该《清单》须装入档案袋内。
二、工作任务分解
各二级学院请按照任务分解表，组织本学院毕业生按时完成相应工作：
序号 |
主要 任务 |
二级学院 工作内容 |
毕业生工作内容 |
工作 时间段 |
1 |
调档函 开具 |
组织本院毕业生按要求开具调档函，转发《2025届毕业生档案转递告知书》至所有毕业生。 |
去本人户籍所在地人社部门开具调档函：
1、湖南省内学生可通过“智慧人社”微信公众号或者APP开具。进入微信公众号或者APP，点击【人才人事】-【档案的接收】-【新增】上传相关材料（档案所在单位为“湖南信息职业技术学院”），申请办理转入当地档案接收部门。（线上开具好的调档函模板见附件2，调档函有效期为90日，学生本人可提前开具）。也可去当地人社部门窗口现场办理。
2、湖南省外学生可通过户籍所在地人力资源和社会保障局部门官网联系方式咨询开具调档函手续的流程。 |
5 月 6 日 至 6 月 6 日 |
2 |
调档函信息汇总 |
1、组织学生根据各自开好的调档函填写《档案转递通知单》（见附件3）及电子版《档案寄送信息表》（见附件4）。
2、汇总学生填写的信息，并核对好与调档函信息是否一致。 |
根据开具好的调档函，填写好相应信息：
1、《档案转递通知单》见附件3。
2、《档案寄送信息表》见附件4。 |
5 月 6 日 至 6 月 6 日 |
3 |
档案材料归档 |
按照档案材料清单完成档案材料归档，通知差缺材料的毕业生配合补充材料，并放入档案袋内。 |
配合补充档案材料。 |
6月2日至 6月12日 |
4 |
档案转递信息核查 |
1、提交汇总的学生调档信息表给学工处。
2、配合学工处完成信息核查与抽查，反馈给学生更改。 |
配合完成信息更正和确认并办理转递手续，快递费用个人邮寄公价为21.5元（偏远地区24.5元）。学校统一邮递的，邮递费用待定（会少于个人邮寄公价）。 |
6月12日 至 6月20日 |
5 |
档案 转递 |
1、根据档案寄送地，配合学工处分类寄出。
2、将寄出信息反馈给毕业生。 |
确认档案已转递至调档函上的接收单位。 |
7月1日后 |
三、注意事项：
如在办理相关手续的过程中，遇到问题，请第一时间向相关老师反馈。毕业生辅导员老师可通过档案转递工作群向档案室反馈。毕业生可以通过档案室办公邮箱dingkaijun@mail.hinu.cn或办公电话0731-82782039反馈，在反馈问题时最好以邮件形式清晰说明是何问题，问题解决更为精准有效。
