关于档案咨询及调取转递的公告

各位同学：

因已毕业学生档案咨询及转递事项咨询人数较多，为方便第一时间回复相关问题，请有需要的学生根据以下要求办理：

一、档案咨询及转递办理时间为学校工作日上班时间，其余节假日及休息时间不便办理，请予理解。

二、常见问题答疑：

1.如何从学校调取转递档案？

档案调取转递必须携带调档函，可由毕业生本人携带调档函、身份证、毕业证或委托他人携带自己的调档函、身份证复印件（复印件背面写好委托他人办理档案转递事项的委托书）、毕业证复印件，到校办理，办理地点北院6号楼308办公室。转递档案将产生快递费用，除新疆西藏以外大陆地区21.5元，新疆西藏地区24.5元。

2. 我的档案是否在学校？

本校从2012年入学（2015年毕业）起至今的往届毕业学生，凡是未在学校办理手续调取档案的，档案都还保存在学校档案库内，可按要求到校调取档案。

3.如何开具调档函？

调档函一般由个人所在工作单位或者户籍所在地人社部门档案管理单位开具。其中只有具备档案接收及管理资格的工作单位可以开具被我院认可的调档函，人社部门档案管理单位调档函开具，可在“智慧人社”查询是否可以线上开具，没有开通线上开具的地区，须线下人工开具。无公章以及具体邮寄地址和联系电话的调档函不予接收。

4.专升本学生如何调取转递档案？

需提供本科院校调档函或者录取通知书复印件（需填写邮寄信息）、调档人身份证复印件，委托他人代办的增加代办委托书。到校办理，办理地点北院6号楼308办公室。转递档案将产生快递费用21.5元。如本科院校调档函件备注可自提的，可以提供材料到校签字后，自行提取至本科院校。

5. 档案目前在自己手上无单位同意接收的如何处理？

必须本人携带档案袋、调档函、身份证、毕业证到校，经核查无误后，由学校根据调档函转递出去。

6. 档案遗失或材料缺失的怎么办？

必须本人携带调档函或档案材料缺失证明、身份证、毕业证，到校补办在校学习期间相关材料。

7. 特别提醒：

学校只对在校学习期间及中学阶段的档案材料有调取转递资格，如有成人本科等档案材料，请先到校转递我校全日制专科阶段档案至接收单位后，自行转递后续非全日制学习阶段档案至接收单位。

三、如对相关办理手续有疑问，可在工作日上班时间发送邮件至dingkaijun@hnxxzyjsxy.wecom.work办公邮箱或者拨打办公电话0731-82782039与丁老师联系沟通。（办公电话可能因其他工作外出有无人接听的情况，建议首选办公邮件咨询）

四、发邮件咨询请在邮件内说明咨询的档案所属人姓名、在校专业、毕业年份及具体事项等内容。

学生工作处

2023年12月28日