湖南信息职业技术学院电子邮件服务管理办法(试行)

第一章 总则

第一条 湖南信息职业技术学院电子邮件服务由腾讯企业邮箱系统平台提供支持。

第二条 湖南信息职业技术学院电子邮件服务是校园网提供的常规服务之一。为保障电子邮件系统的安全运行，维护用户的合法权益，依据《互联网电子邮件服务管理办法》和《湖南信息职业技术学院校园网管理办法》的文件精神，制定本管理办法。

第二章 电子邮件账号申请流程及使用规范

第一条 邮件服务面向人群：学院在编、在职、在岗教师、在校学生。原则上不接受其他人员申请，已开的非面向人群账号，现代教育信息中心有权暂停和终止其邮件服务。

第二条 电子邮件账号实行实名注册，申请者（教职工、部门、学生）需填写《湖南信息职业技术学院电子邮件账号申请表》，完成相关手续，凭申请表到现代教育信息中心办理。

第三条 每人申请个人账号限1个。部门帐号要求专号专用、专人负责。

第四条 教职工账号及部门账号名，采用本人姓名或部门名称全拼或缩写；学生账号采用学生学号，并应注意避免引起误解，不要使用不符合自己身份、可能伤害或影响他人利益的名称，初始密码为姓名简称+身份证后3位数或部门简称+电话号码。

第五条 账号格式为：教师用户账号格式：姓名拼音@mail.hniu.cn，如zhangsan@mail.hniu.cn;学生用户账号格式为：学号@hniu.cn，如201318040101@hniu.cn。

第六条 电子邮件账号空间大小分配：账号空间为无限量，发送邮件的附件大小单个不超过50M，超大附件不超过2G。

第七条 账号持有人离开学院，凭学院离校清单到现代教育信息中心注销手续。

第三章 用户权利和义务

第一条 拥有申请开户、销户、密码重置、正确使用该邮箱的权利。

第二条 应定期清理其过期邮件，以确保整个电子邮件和该邮箱的正常运作和顺畅。

第三条 电子邮件的内容应以善意的使用为原则，当同一内容邮件由同一人发出且发送对象超过五人以上时，视同公开性的张贴文件。

第四条 应对其因使用电子邮件不当而导致个人权益受损，负完全的责任。如因他人的滥用（任意广播"垃圾邮件"），而导致权益受损的被害人，有权将该封邮件传给现代教育信息中心进行处理。

第五条 邮件内容为商业性的公告文件，不得利用电子邮件作为其传播媒体。

第六条 邮箱密码遭他人篡改时，邮箱持有人可向现代教育信息中心提出申请密码重置。

第七条 同意保障和维护学院网络及其他用户的利益，如因用户违反有关法律、法规或《湖南信息职业技术学院校园网管理办法》中的任何条款而给学院网络或任何其他人造成损失，用户同意承担由此造成的损害赔偿责任。

第八条 邮件系统中“企业网盘”用于发布学院文件和其他办公文档等资料，仅允许特定用户和部门上传相关资料，方便教职员工查阅及使用。一般用户不得随意上传资料，以免造成资源浪费和不良影响。任何用户不能将“企业网盘”中的资料作为商业用途外传，违者一切后果自负。

第四章 现代教育信息中心的责任和权利

第一条 为教职工、学生、部门办理电子邮件账号开户、注销、密码重置等业务。

第二条 负责管理和维护电子邮件服务器的运行、内容的定期备份和故障恢复工作，其它任何部门和个人不得开设对外电子邮件服务。

第三条 负责对电子邮件业务使用与操作的培训并制定相关操作手册或使用指南。

第四条 因邮件服务器维护或系统升级而必须暂时停止服务时，应提前以网站公告、群发邮件等方式通知用户（特殊故障除外）。

第五条 对用户的帐号、密码、邮箱容量进行管理，并有权向用户提出账号名建议，在账号名发生重复、不恰当时，有权提出建议和拒绝该用户名。电子邮件系统软件本身具有为用户保密的能力，如系统管理人员不能看到用户密码，但可以在用户忘记密码时为用户重新设置密码。服务器管理人员未经允许不得更改用户的密码，不得将邮件备份用于系统恢复以外的其它用途。

第六条 尊重用户的注册信息和电子邮件内容的隐私权，不向第三方提供用户的注册信息，任何人不得在未经用户本人许可的情况下阅读其电子邮件内容，但应公安机关的要求可以查阅、提供用户的注册信息和电子邮件内容。

第七条 现代教育信息中心根据需要有权调整用户邮箱存储空间的大小，有权删除一年内闲置的邮箱账号。为节省资源，现代教育信息中心保留调整邮件帐号利用率不高的用户邮箱大小的权利，保留暂停直致删除长期闲置帐号的权利。

第八条 系统管理员有权利和责任配合公安机关进行垃圾邮件的检查和过滤。

第九条 对于违反有关规定的用户，有权做出相应处理。如发现用户有下列任何一种情形，有权随时暂停或终止该用户的邮箱使用权，而无需通知用户，并按学院有关规定对用户进行处理：

1. 利用网络故意传播不健康信息；

2. 违反信息安全保密条例造成失密；

3. 利用电子信函对他人进行骚扰；

4. 盗用、破坏他人账号；

5. 利用电子邮箱进行商业广告活动和传送“垃圾邮件”违背用户承诺以及其它违反有关网络信息安全管理规定的行为；

6. 未遵守第三章第八条规定，在邮件系统中“企业网盘”中上传不当资料，造成不良影响的行为。

第五章 现代教育信息中心的免责

第一条 不推荐用户使用电子邮件传输涉及个人或他人隐私的信息，学院对用户邮件内容造成的一切后果不承担任何责任。

第二条 电子邮件的传输要经过许多网络设备，有多种因素可能造成邮件不能送达，同时电子邮件系统有可能因发生不可抗拒原因而导致邮件丢失，现代教育信息中心不承担由此对用户造成的各种损失。因此建议用户建立多种传输途径，把已阅读、发送过的邮件内容另外保存或删除。

第三条 用户发邮件前请认真核实收件人地址，系统对于因地址错误造成退信以及因此带来的费用应由用户承担。

第四条 不担保电子邮件服务一定能满足用户的全部要求，也不担保电子邮件服务不会中断，对电子邮件服务的及时性、安全性、准确性也都不作担保。

第六章 申请和使用电子邮件系统，用户守则

第一条 同意维护学院和全体用户的利益。

第二条 禁止将电子邮件账号转借给他人（单位）使用。用户对所申请的账号和密码安全负全部责任。用户对自己账号中的所有活动和事件负全部责任。

第三条 从中国境内向境外传输技术性资料时必须符合中国有关法规。

第四条 使用邮件服务不作非法用途，不得利用邮件服务制造和传播垃圾邮件。

第五条 遵守所有使用邮件服务的网络协议、规定和程序，不干扰校园网正常运行。

第六条 不得利用电子邮件服务系统传输任何骚扰性的、中伤他人的、辱骂性的、恐吓性的、庸俗淫秽的或其他任何非法的信息资料。

第七条 不得利用电子邮件服务系统进行任何不利于学院网络的行为。

第八条 如发现任何非法使用帐号或帐号出现安全漏洞的情况，应立即通告学院现代教育信息中心。

第九条 用户单独承担传输内容的责任。

第十条 不传输任何反对宪法所确定的基本原则、危害国家安全、损害国家荣誉和利益的内容；不传输煽动民族仇恨、民族歧视，破坏民族团结，破坏国家宗教政策，宣扬邪教和封建迷信，侮辱或者诽谤他人，侵害他人合法权益以及其他含有不符合学院及当地法规、国家法律和国际法律的内容；不散布淫秽、色情、赌博、暴力、凶杀、恐怖或者教唆犯罪的内容；不散布谣言，扰乱社会秩序，破坏社会稳定。

第十一条 及时将有用的信件保存到自己的计算机上，将过时的信件从服务器端删除，以免占用系统资源。

第十二条 系统由于遭受不可抗拒之原因而导致的用户信函损失学院不承担责任。

第十三条 注意防范计算机病毒，在收发邮件时及时查杀病毒，避免影响网络服务和传播病毒。

第七章 附则

第一条 现代教育信息中心保留判定用户的行为是否符合本规定的权利。必要时可对本管理规定进行修改，服务条款发生任何变动，将通过学院网站发布。用户如果不接受所改动的内容，可申请中止此项服务。

第二条 本规定自印发之日起实施。

第三条 本规定由现代教育信息中心负责解释。

现代教育信息中心

2016年11月23日