第一章  总 则

第一条　为了规范湖南信息职业技术学院（以下简称“学校”）采购活动，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招投标法》、《湖南省实施〈中华人民共和国招投标法〉办法》以及其它有关法律法规并结合学校工作实际，制订本管理办法。

第二条　凡有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托等工作均属于采购工作范围。

所称货物，是指各种形态和种类的物品，包括原材料、燃料、各类仪器设备、大宗物资、图书教材、软件、学生用品等。

所称工程，是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等。

所称服务，是指除货物和工程以外的其他采购对象，包括物业管理、医疗、保险、维保、印刷、汽车维修、安保服务、中介服务、定点服务、信息技术服务、经营性国有资产租赁等。

第三条　采购工作必须遵循公开、公平、公正和质量效益的原则。采购活动一律公开，引进竞争机制，考虑货品的信誉、质量、价格、售后服务、采购费用等因素，坚持质优价廉的原则。

第二章  管理机构及其职责

第四条　学校成立招标与采购工作领导小组（以下简称招标领导小组），负责研究决定学校招标与采购工作的重大事项。领导小组由院长任组长，分管招标与采购工作的院领导任副组长。成员由纪检监察处、财务处、资产管理处、审计处、教务处、学工处、现代教育中心负责人组成。主要职责有：

（一）统一领导学校招标与采购工作，监督规范学校招标与采购行为；

（二）讨论、审查学校招标与采购工作的规章制度；

（三）讨论、审查学校招标与采购工作中的特殊、重大事项；

（四）讨论、审查重大项目的招标与采购工作；

第五条 学校设立招标与采购工作办公室（以下简称招标办），地点设在资产管理处，由资产管理处负责人任办公室主任。 招标办为招标与采购工作领导小组的常设办事机构，负责学校招标与采购工作的统一管理和组织实施，主要职责有：

（一）执行国家、省招投标和政府采购有关法律法规；

（二）负责制定学校采购管理办法及相关规定；

（三）拟定学校政府采购预算和汇总、上报学校政府采购计划，审核采购方式。

（四）协调政府相关部门、招标代理机构处理招标与采购事项，配合处理相关投诉事宜；

（五）负责聘请校内评标专家，参与政府采购评标；

（六）负责完善学校招投标及验收评委库和供应商信息库

（七）负责根据项目部门所提供的采购项目清单、技术参数和售前售后要求草拟标书文件，并办理标书审批手续；

（八）负责组织投标供应商进行招标答疑和现场勘察；

（九）负责组织学校自主招投标项目的开标、评标、定标

（十）负责组织采购项目合同洽谈、签订、管理，并监督合同履行；

（十一）负责组织项目验收；

（十二）负责采购项目资料收集归档工作。

第六条　学校纪检监察处、审计处和财务处等部门，全程参加在学校组织的招标与采购活动，并监督采购项目的实施。主要职责有：

（一）组织制订招标与采购监督工作的相关规定；监督有关招标与采购政策法规和学校规章制度的执行。

（二）监督评标委员会和招标采购工作人员的职业行为，对采购过程中由于不规范行为所形成的结果行使否决权。

（三）受理招标与采购工作中的有关投诉。

（四）监督采购方式的确定、招标信息的发布、评标方法的制定；监督开标、评标、定标工作的过程。

（五）监督合同的洽谈、签订与执行；根据情况，参加采购项目的验收工作。

第七条 在招标与采购工作中，后勤处负责修缮、基建工程项目的管理，主要职责如下：

（一）负责组织修缮、基建工程项目的立项、报建、审核、勘察、设计和论证等工作；

（二）负责组织编制修缮、基建工程项目的预算，根据情况送审计处审核，并提供具体技术要求、投标单位特定资格条件要求和技术释疑；

（三）根据招标与采购项目的性质，做好招标与采购的前期准备工作；

（四）参加修缮、基建工程项目投标单位的资格审查和评标工作；

（五）负责办理修缮、基建工程项目合同的签订手续；

（六）合同签订后，负责修缮、基建工程项目的具体实施并监督合同的履行；涉及合同变更、隐蔽工程等情况须办理签证手续，并需审计处现场查看。

（七）工程竣工后，负责组织修缮、基建工程项目的预验收工作；

（八）根据合同按学校相关规定，办理修缮、基建工程项目结算初审，将初审后的结果送审计处终审，待终审结果确定后，方可办理结算手续。

第八条 在招标与采购工作中，相关部门主要职责如下： 

（一）项目使用部门（以下简称项目部门）：（1）负责采购项目的使用与保管；（2）负责按学校有关规定和程序申报采购计划，并办理审批立项等手续；（3）负责编制采购项目的资金预算、具体技术要求，和商务要求；（4）参加对投标供应商的资格审查，采购文件审核、采购文件技术释疑和现场勘察；（5）参与评标议标工作；（6）参加采购项目合同的洽谈、审查与会签，并按照学校合同签署流程办理相关手续；（7）负责督促合同履行；（8）负责参加或组织招标与采购项目的验收工作；（9）协助办理招标与采购项目款项支付与结算。参与采购项目验收。

（二）项目归口管理职能部门：（1）负责归口采购项目的汇总、技术参数和经费预算审核、论证；（2）参与对采购的招标文件审核；（3）参与采购项目合同的洽谈和审查与会签，并督促合同履行；（4）监管采购合同的执行；（5）参与或组织采购项目验收；（6）协助办理招标与采购项目款项支付与结算。

（三）审计处：（1）参与对采购的标书文件审核；（2）负责预算造价、工程结算等项目审计。 

（四）财务处：（1）负责编报学校年度政府采购预算；（2）（3）参与审核采购方式；（4）办理采购款项支付。

第九条　各有关部门要各司其职，明确分工，落实责任， 加强协调配合，共同做好学校采购工作。

第十条　通过个人申请、学校遴选的方式组建招投标及验收评委库，评委聘期二年，实施动态管理。

第三章   采购类别与立项

第十一条　学校物资采购方式分有政府采购、集中采购、分散采购。

政府采购是指以政府为主体，学校参与组织实施的采购。凡属《湖南省政府集中采购目录》以内和《湖南省政府集中采购目录》之外达到限额标准及以上的相关项目，实施政府采购。

集中采购是指以学校为主体，统一组织的对大宗物资实施的采购。凡政府采购以外项目的采购项目，达到大宗额度的项目实施集中采购。

分散采购是指以学校各部门为主体实施的采购。一般适应于学校集中采购以外的采购项目。

第十二条　政府采购项目是指凡属于《湖南省政府集中采购目录》范围以内和达到政府采购额度的项目，均须严格按照政府相关法规和制度执行。

第十三条　集中采购项目范围及确定采购方式的原则

（一）集中采购项目范围：

工程类：工程造价在5万（含5万）以上、60 万（不含60 万）元以下，且不属于政府采购的基建维修、扩改建工程必须每次进行集中采购； 

货物类：1万元以上（含1万）、30 万元（不含 30 万）以下，且不属于政府采购的设备物资采购必须进行集中采购；

服务类：1万元以上（含1万）、30万元以下（不含30万）， 且不属于政府采购的服务采购必须进行集中采购； 

集中采购项目上限标准依据政府采购的限额标准动态调整。

（二）确定集中采购方式的原则：

价值在20万以上（含20万元）的工程（维修）、10万元以上（含10万元）的货物与服务类的集中采购项目，由资产处牵头进行招标采购；

5—20万以内（含5万、不含20万元）的工程（维修）、1—10万元以内（含1万、不含10万元）的货物与服务类的集中采购项目，由资产处按照相关程序组织实施；

国家法规另有规定的按规定要求进行招标采购。

第十四条　部门分散采购项目范围及采购方式

工程（维修）类5 万以下（不含 5 万）、货物、服务类1万元以下（不含1万元）的物资采购项目可以采取部门分散采购方式。采购时，由项目部门报分散采购计划到资产管理处审定。资产管理处实施监督管理。

第十五条　项目立项审批与受理

所有采购项目均由项目部门按照《湖南信息职业技术学院资金审批表》程序落实项目经费。

项目部门持《资金审批表》（含采购清单、技术参数和售后服务要求）提交资产处，资产处受理项目采购。单价在10万元以上（含10万元）的仪器设备原则上还应提交购置的可行性论证报告。为保证采购过程公正、公开、公平，项目部门原则上应提前五个工作日提交审批表。

第四章 招投标采购工作及合同履行的一般程序

第十六条　招投标采购方式有：公开招标、邀请招标。

公开招标是指采购部门在报刊或信息网络上发布招标公告，邀请不特定的法人或者其他组织投标的采购方式。

邀请招标指由招标办根据采购部门或其他人员推荐，向三家及以上具备承担实施采购项目能力、资信良好的特定法人或其他组织发出投标邀请书的采购方式。

招投标采购方式由招标办依据《资金审批表》审核，报招投标领导小组审批。

第十七条　招投标采购文件的准备

招标采购项目由招标办在招投标内容立项后的三个工作日内根据项目内容及学校有关规定出具招标文件，招标文件一般具备下列内容：(1)采购部门的名称、办公电话和地址。(2)采购项目的内容、规模及主要技术参数。(3)采购项目的实施地点和完成期限。(4)评标标准、方法和中标原则。(5)获取采购文件及投标人资格预审的地点和时间。(6)对采购文件和资格审查文件收取的费用标准。(7) 对投标人的资质等级要求。(8)投标注意事项及其他要求。(9) 投标书格式要求。(10)其他需要注明的内容。

政府招投标采购项目的采购文件按政府采购相关制度办理。

第十八条　标书的审核

为保证采购项目的顺利进行和招投标结果的公平公正，要求对标书进行严格审核，并填写《招标（采购）文件审查表。（见附件），审核内容分为招标文件格式、投标人资格条件、商务条款、技术条款和合同草案主要条款。

标书文件完成审批后，由招投标办制作并发布。

政府招标采购项目按政府采购相关制度办理标书发布。

第十九条　投标人资格审查

（一）资格预审：投标人报名时，招投标办应根据标书要求审查投标人相关证件和资质。

（二）对投标人的考察：为了保证采购项目的顺利进行，招标办可组织有关人员对投标人进行资格考察，以验证其资质和完成标书项目的能力。 如需进行实地考察的，在标书中明确说明。实地考察主要考察潜在投标人或者投标人是否符合下列条件：（1）具有独立签订合同的权利。（2）具有履行合同的能力。（3）在最近三年内没有违约、产品质量、信誉、服务技术及态度问题。（4）国家法律、行政法规规定的其他资格条件。考察结束后，招投标办需根据考察情况和考察小组意见，提交考察报告，并交纪检监察室存档。

（三）政府招标采购项目按政府采购相关制度办理。

第二十条　投标人投标

（一） 投标人应当按照招标文件的要求编制投标文件，投标文件一般包括下列内容：(1)投标函。(2)投标报价。(3)项目实施的设想。

（二） 投标人应当按照投标总价的2%交纳投标保证金，如未中标，保证金全额无息退还投标人，如中标后，投标人未按标书要求完成各项工作，保证金不退，并追究投标人责任。中标人应当按照中标价的10%交纳履约保证金，如中标人按期履约，履约保证金全额无息退还中标人，中标人如果未按照合同约定履行义务，履约保证金不退，并追究中标人责任。 

（三）投标人应当在标书规定的时间内将投标文件密封送达指定的地点。

（四）投标人投标书未密封或递交两份或多份内容不同的投标文件，或在一份投标文件中对同一采购项目报有两个或多个报价，且未声明哪一个有效者按废标处理（按招标文件规定提交备选投标方案的除外）。

（五）投标人如需现场踏勘，可由招投标办统一安排响应，邀请所有潜在投标人组织踏勘现场，介绍工程场地环境及相关要求。投标人在阅读招标文件和现场踏勘过程中提出的各类质疑，招投标办公室须召开标前答疑会形成《答疑纪要》，并以书面形式通知所有获取招标文件的潜在投标人。

（六）政府招标采购项目按政府采购相关制度办理。

第二十一条　开标、评标和定标

（一）开标

开标在招标文件确定的提交投标文件截止日进行。投标人少于3个的，不得开标。招标办应当重新组织招标或经批准后延迟开标日期。开标会议由招投标办主持，介绍项目投招标情况和本项目的评标、定标办法，纪检监察人员全程参与。投标人或者其推选的代表及招标监督人员查验投标文件密封情况并当众拆封；监督人员逐个分阅投标文件。 

（二）评标

评标工作组由纪检（监察）处在招投标评委库中随机抽取的专家（需含有财务专家）与项目部门选派的专家（1人）组成。在开标前1小时内通知评标专家，任何部门和个人不得以明示、暗示等任何方式指定或者变相指定参加评标工作组的专家成员。评标工作组组长由专家组推选，原则上从技术专家中产生，评标会议由组长主持。纪检（监察）处负责评标过程的监督工作。

评标过程中，评标工作组不得改变招标文件中所规定的评标标准、方法和中标原则。评标期间招投标工作人员不得擅自离开现场，未经允许不得就评标有关事宜与外界联系。评标工作组可以要求投标人对投标文件中含义不明确的内容、明显文字或者计算错误作必要的澄清或者说明。投标人的澄清、说明应当采用书面形式,并不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容。评标工作组不得接受投标人主动提出的澄清、说明。

评标完成后，评标工作组向招投标办提交由全体评标工作组人员签名的书面评标报告和中标候选人名单。中标候选人应当不超过3个，并标明排序。评标过程应当记录，一并交招投标办备存。

（三）定标

招投标办根据评标小组提交的评标报告，审核其正确性和真实性，报学校招投标领导小组签批。第一中标人若放弃或者退出中标，可由顺序备选中标人按顺序递补，也可以重新组织招标。

（四）招标结果公示

招标过程完成后，由招标办在学校发布公告的网页上对招标结果进行网络公示不少于3天。

（五）中标通知

在公示结束后的一个工作日内，招标办通知投标人，并整理好相关资料通报项目部门、项目归口管理部门、审计处和法制科。

第二十二条　合同洽谈与合同签订

（一）合同洽谈。中标通知（或告知通知）发布三天内，由资产管理处组织项目部门、项目归口管理部门、审计处和法制科按照招标文件、投标文件与中标人（或成交供应商）进行合同洽谈。合同条款不得对招标文件和中标人的投标文件作实质性修改。合同洽谈需做好记录，参与合同洽谈的全体成员需在所审核的合同文本上签字备存。

（二）合同签订。由项目部门按照学校合同审批程序办理合同签订手续。

第五章  非招投标采购工作及合同履行的一般程序

第二十三条　非招投标采购项目的认定

（一）专利产品、专利技术、特殊产品独家经营且无其它产品替代的产品、技术；

（二）综合采购金额达到招投标采购规定的标准，但所购物品分属不同行业，且每种产品单独采购的金额都没达到招投标采购规定的标准，且综合采购的产品不能由同一个商家提供的；

（三）商家在外地，且外地商家不愿意按照学校招投标规定进行投标的；

（四）投标单位未达到应投标单位最低控制数并经评标会与会成员共同商议同意采取其它方式的；

（五）时间紧迫，根据政府采购文件许可的管理权限批准同意直接采购的。

第二十四条　非招投标采购方式及采购流程

（一）单一来源采购

单一来源采购是指采购人向单一的供应商征求建议或报价来采购货物、工程或服务的没有竞争的谈判采购方式。这种方式仅适用于专业性强，供货渠道单一的货物的采购，或属专利、艺术品、秘密咨询、属原形态或首次制造、合同追加、后续扩充等特殊的采购。

符合下列条件之一的项目，可采用单一来源方式采购：（1）只能从唯一供应商采购的。（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商采购的。（3）必须保证原有采购项目一致性或服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（4）情况紧急、采购需求与被跟标项目一致、被跟标项目签订合同日期在跟标采购公告发布之日前一年内，且市场价格波动不大及公开招投标成本较高的采购项目，经招投标工作领导小组批准可采用跟标采购方式采购。

单一来源采购流程：（1）成立单一来源采购小组。由招投标办牵头组织项目部门、项目管理职能部门、审计处参与，必要时邀请相关专业技术人员参加，组成单一来源采购小组，实施项目采购。（2）制定谈判文件。由采购小组依据实行单一来源采购项目的《资金审批表》（含采购清单、技术参数和售后服务要求），制定谈判文件。谈判文件应当包括：谈判程序、谈判内容、合同草案主要条款以及评定成交标准等事项。（3）谈判文件审批。谈判文件按照相关程序审批。（4）组织谈判。采购小组应在对比该类产品近期合同价格的基础上，与供货商进行价格谈判，最终确定该类产品的合同价格。在洽谈合同时，不得对谈判文件作实质性修改。采购小组全体成员需在所确认的合同文本上签字备存。（5）签订合同。采购小组确认供货商后，由项目部门按照学校合同签署流程，办理与中标单位采购合同签订的手续。

（二）竞争性谈判采购

竞争性谈判是指采购人或者采购代理机构直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的方式。

符合下列条件之一的项目，可采用竞争性谈判方式采购：（1）招标后没有供应商投标或没有合格标的，或者重新招标未能成立的。（2）技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的。（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。（4）不能事先计算出价格总额的。

竞争性谈判采购流程：（1）成立竞争性谈判采购小组。由招投标办牵头组织项目部门、项目管理职能部门、监审处参与，必要时邀请相关专业技术人员参加，组成竞争性谈判采购小组，实施项目采购。（2）制定谈判文件。采购小组应针对实行竞争性谈判的采购项目提出采购程序、谈判内容、合同草案主要条款、评定成交标准等事项制定谈判文件，并提交招投标领导小组审批。（3）邀请供应商。采购小组应从符合相应资格条件的供应商中遴选不少于三家的供应商参加谈判。（4）谈判。采购小组与遴选出来的供应商逐一进行谈判。谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应以书面形式通知所有参加谈判的供应商。（5）确定供应商。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商，在规定的时间内进行最后报价。采购小组在符合采购需求，质量和服务相等的条件下，应以报价最低的遴选原则确定供应商，并将中标结果通知所有参加谈判的供应商。（6）洽谈与签订合同。采购小组确认供货商后，与其洽谈合同，在洽谈合同时，不得对谈判文件作实质性修改。采购小组全体成员需在所确认的合同文本上签字备存。由项目部门按照学校合同签署程序，办理与中标单位订立采购合同手续。

（三）询价采购

询价采购是指采购单位向有关供应商(不少于 3家)发出询价单，然后对供应商提供的报价进行比较，并确定供应商，以确保价值具有竞争性的采购方式。

采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价采购。

询价采购程序：（1）成立询价采购小组。由招投标办牵头组织项目部门、项目管理职能部门、纪检（监察）处参与，必要时邀请相关专业技术人员参加，组成询价采购小组，实施项目采购。询价采购小组应当对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项作出相应规定。（2）确定被询价的供应商名单。询价小组根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知让其报价。（3）询价。询价采购小组可以要求被询价的供应商报出价格，也可以上门现场询价。（4）确定成交供应商。询价小组根据供应商的报价、售后服务等综合因素，择优选择供货单位。在符合采购需求、质量和服务相等条件下，应以报价最低的原则确定遴选供应商，并将遴选结果通知被询价的供应商。需要签署合同的由采购小组全体成员在洽谈确认的合同文本上签字备存。（5）签订合同。确认供货商后，由项目部门按照学校合同签署程序，办理与中标单位订立采购合同手续。

（四）省政府采购监管部门认定的其他采购方式，按照相关规定办理。

第六章 项目验收与资金支付

第二十五条　项目验收程序

（一）受理项目验收。采购项目实施完成后，由项目部门或项目归口管理部门组织采购项目预验收并形成预验收报告。预验收合格后，项目部门或项目归口管理部门预验收报告提交资产管理处。资产管理处受理项目验收。

（二）确定验收方式。资产管理处根据采购项目类别，分类组织验收。工程（维修）类项目按照《工程（维修）类项目验收表》验收，物资采购类项目按照《货物类项目验收表》验收，服务采购项目类按照《服务类项目验收表》验收。

（三）组织验收。由资产管理处牵头组织施工单位、项目部门、项目管理职能部门、审计处等部门，必要时邀请相关专业技术人员参加，组成采购验收小组对采购项目验收。对于大型或复杂的采购项目，须邀请国家认可的质量检测机构参加验收。验收完成后，验收小组要出具验收报告，全体人员签字备存。

第二十六条　资金的支付

财务处根据采购项目的《资金审批表》、采购合同、验收报告、工程结算审计报告、按学校财务管理规定签字的借款单据或发票等，经审核无误后，按合同条款办理资金支付手续。

第七章   资料归档

第二十七条　为加强采购资料管理，使采购工作有据可循，有档可查。所有采购资料都需分项目整理归档。

需归档资料清单：1.《湖南信息职业技术学校资金审批表》；2.经审核的招标文件；3.参与投标的单位投标书；4.评标报告书； 5.合同洽谈记录；6.合同；7.项目验收申请表；8.项目验收报告。

第二十八条　大型物资采购（20万元以上）、基建、维修的采购书和竞标情况的材料需保存 30年。资料由资产管理处负责整理装订，每年向学校档案室移交一次。

第八章   附  则

第二十九条　本办法自颁布之日起执行，原有相关管理规定同时废止。

第三十条　本办法由学校资产管理处负责解释。

 

附件： 招标（采购）文件审查表

 

 

                       湖南信息职业技术学院

                         2016年12月20日
附件

招标（采购）文件审查表

 

项目名称
预算总额			控制价
招标方式			项目完成时间
主要内容	（含：招标文件格式、投标人资格条件、技术条款、商务条款、合同草案主要条款）
1.项目部门意见：		4.资产管理处意见：		6.资产分管院领导意见：
2.项目职能部门意见：
		5.法制办意见：		7.院长签批：
3.项目分管院领导意见：