一、干部人事档案查借阅利用的原则

干部档案是党和国家的重要组成部分，是党和国家的秘密。干部档案的查借阅利用工作须遵循安全、保密、方便的原则，在实践中，要把握以下三点；

1、建立健全相关制度

根据有关文件规定和要求，制定我院的干部档案查借阅利用范围、要求、批准权限、办事程序，以及登记手续等制度。

2、严格掌握查阅利用范围

查借阅干部档案必须是因工作需要，同时要区别于人事工作需要，还是因其他工作需要。根据中央文件精神，对于编写传记、词条、史志等工作，不提供查阅，因特殊情况需要借阅，应严格履行审批手续。

3、注意审查查阅、借用干部档案人员身份

按照有关文件规定，查阅干部档案，应派两名中共党员方能查阅，并由组织委派。不得借阅本人及与其有夫妻关系、直系血亲关系、三代以内旁系血亲关系以及近姻亲关系的干部的档案。个人不得随意查阅他人的干部档案。

二、查阅干部档案的人员行为规范

1、查阅档案必须严格遵守保密制度和查阅规定，严禁涂改、划圈、抽取、撤换档案材料。

2、不得擅自拍摄和复制档案内容，如工作需要取证，须经管理档案的单位领导审查同意。

3、查阅、借用档案人员必须严格保密档案内容，违者视情节轻重给予党纪政纪处分。

三、干部档案提供利用的范围

1、提供利用对象只限于党团组织、干部人事部门、纪检、国家安全、审计等部门，而不是面向全社会，这一范围包括以下几类：

第一：办理干部本人入团、入党、确定参加工作时间等；

第二：办理出国（境）审查；

第三：办理干部任免事宜；

第四：办理干部工作调动事宜；

第五：对干部考察了解；

第六：审批工资待遇；

第七：审定民族成份、参加工作时间、入党时间和出生年月等；

第八：复查、审查个人历史问题；

第九：办理违法违纪案件；

第十：办理离（退）休手续；

第十一：核定干部本人基本情况；

第十二：撰写生平；

2、利用干部档案的单位有一定的级别限制，利用的级别要同被查阅的干部级别相应。级别低一级的部门，应经其上级主管部门办理查阅手续。

四、干部档案提供利用方式

1、查阅。这是提供利用档案的主要方式，在阅档室内提供干部档案查阅。

2、外借。干部档案一般不得外借，除干部死亡撰写生平材料需要外。因特殊情况需要借阅的，要说明理由，并填写（借阅干部档案审批表）经档案分管院领导批准，并履行登记手续后方可借出，借出后不得转借他人，并要在10天内定期归还。

3、出证。这种方式可在特定范围内提供材料。当利用者需要某些干部档案材料作为凭证时，干部档案管理部门可在规定允许的范围内，向利用者提供有关证明材料。档案材料一般不允许提供复制、拍摄，特殊情况可采用节录方式出具证明证据材料。

五、提供利用的基本程序

干部档案一般不外借，查阅干部档案须按照干部管理权限，先填写《干部档案查(借)阅呈报表》，查阅科长以上干部档案，由院党委书记签署审批意见，查阅一般干部档案，由分管人事的院领导签署审批意见。

1、审查查阅（或借用）手续是否符合规定要求；

2、进行登记；

3、提供档案，在阅档室查阅；

4、登记摘抄（复印）材料；

5、需借阅档案的，办理借出手续；

6、收回档案入库；

7、看材料是否齐全，发现问题及时报告领导处理；

8、借阅档案的，在登记簿上注明归还时间；逾期不归还的，及时催还。

干部档案的查借阅是一项十分严肃的工作。档案管理部门在提供利用时，必须严格按章办事。坚持原则，对不符合手续的不予以提供。

本制度自下发之日起执行，对违反本规定要求的，按照《中华人民共和国档案法》、《中国共产党纪律处分条例》等法律法规给予相应的党纪政纪处分。

湖南信息职业技术学院人事处

2008年5月20日